葬儀の受付の言葉使いで困らない。これだけ知っていれば大丈夫

初めて葬儀の受付を頼まれた際、何をどうすればよいかわからずに戸惑う人が多くいます。しかし、いくつかのマナーさえ押さえておけば大丈夫です。受付での仕事の流れや言葉使いなど、自信をもって葬儀の受付をおこなうために必要なマナーを紹介します。

葬儀の受付の役割とは

葬儀の受付は、弔問客への挨拶・芳名帳への記帳を促す・香典を受け取る・質問に対応する・返礼品を渡すなど、遺族の一員として弔問客を迎える大事な役割を担っています。

弔問に訪れた人から、トイレの場所など会場についての質問を受ける場合もあるので、葬儀の受付係は全体の流れ・会場のレイアウトも把握しておく必要があります。

葬儀開始の1時間前には会場へ到着し、喪主・喪家への挨拶を済ませ、その後、祭壇へ一礼をしましょう。そして葬儀の流れを葬儀会社の人や遺族に確認をします。

ここでは、葬儀で受付を頼まれた場合に気をつけておくべきマナーについて紹介します。

言葉使い・振る舞いは遺族の立場でおこなう

葬儀の受付係になったら、個人との距離に関係なく遺族の立場での言葉使い・振る舞いをおこなうようにしましょう。

受付は、葬儀(遺族)の窓口です。遺族の代わりに弔問客に応対をしているということを意識しながら、弔問客に失礼のない態度を心がけてください。

私語を慎み、くれぐれも笑顔で応対することのないように気をつけましょう。

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葬儀の受付準備

葬儀の受付準備は、葬儀開始前までに色々とやるべきことがあります。受付ではただ弔問客に遺族の一員として挨拶をおこなうだけではなく、弔問客に芳名帳への記帳・香典の受け取り・返礼品の受け渡しをおこないます。

また、弔問客からの会場や葬儀についての質問に応対する場所でもありますから、しっかりと全体を把握しておきましょう。

葬儀のすべての受付準備は、葬儀が始まる30分ほど前にはすべて整えておきます。そのため、それぞれの役割分担を決めてスムーズに受付業務がおこなえるようにしましょう。

ここでは、葬儀の受付準備について解説します。

会場のレイアウト・式の流れを確認する

受付係になったら、会場全体のレイアウト・式の流れを確認しておきましょう。トイレ・駐車場の場所・遺族または弔問客の待合室については特に、弔問客から質問される場合があるので、しっかりと場所を把握しておきます。

喫煙所の場所も聞かれることが多いので確認しておきましょう。それぞれの場所への道順案内も、簡潔に説明できるように準備しましょう。また、式の開始時間についても確認します。

受付で必要なものを準備する

受付で必要なものを準備します。受付で主に必要なものは下記のとおりです。

  • 芳名帳
  • 筆記具
  • 香典受け
  • 名刺受け
  • 会葬返礼品

芳名帳は、誰が弔問へ訪れたのかがわかるように弔問客に住所・氏名を記入してもらうものです。式が始まる前にあらかじめ各行に番号をふり、いただいた香典袋にも同じ番号を記入しておくと弔問客と香典袋を後で照合する時に便利です。

サインペン・筆ペン・黒のボールペンなど、インクがきちんと出るものを何本か用意しておくようにしましょう。

また、会葬返礼品は事前に袋に詰めておき、渡しやすい場所に保管しておきます。

葬儀の受付の流れ

葬儀の開始時刻になると、たくさんの弔問客が受付を訪れます。当日慌てずに受付をスムーズに行うためには、事前に葬儀の受付の流れを把握しておくとよいでしょう。

基本的な受付の流れは、4ステップあります。しかし、会場の大きさ・弔問客への応対によっては異なってくる場合もあるので、臨機応変に対応できるように、事前に葬儀社の人や遺族に確認しておくと安心です。

受付

葬儀が始まると、受付に弔問客が訪れます。ここで、遺族の代わりに弔問客にお礼の挨拶をします。言葉使い・振る舞いに注意しておこないましょう。

また、荷物の一時預かりなどを行う場合には、貴重品以外のものを預かる旨をお伝えしてから預かります。

芳名帳へ記帳を依頼する

弔問客へ挨拶を済ませたら、芳名帳へ記帳を依頼します。芳名帳には、住所・名前だけでなく会社名も記入してもらうようにしましょう。混雑時以外は筆記具を直接手渡しすると、より丁寧な対応ができます。

大きめの葬儀の場合は、記帳に時間がかかることで順番待ちの列ができてしまう可能性もあります。

混雑が予想される葬儀の場合には、芳名帳の冊数を増やすなど何名か記帳できるようにし、混雑が起きないよう葬儀社の人と相談をしておきます。

香典を受取る

受付は、弔問客からの香典を受け取る場所でもあります。香典を受け取る際には、必ず両手で受け取ってから一礼します。

弔問客が立ち去った後に、弔問客が記帳した行の番号と同じ番号を、香典袋に記入し、後ろにいる会計係に香典袋を渡します。

また香典袋を受け取る際には、名前の欄を確認して、苗字しか記入の無い人には下の名前も聞いて記入またはメモします。

返礼品を渡す

芳名帳の記入が終わったら、『会葬返礼品』を弔問客に渡します。会葬返礼品とは、弔問へのお礼状と品物のことで、香典の有無に関係なく弔問客全員に渡します。

葬儀によっては『当日香典返し』(※)の場合もあるので、事前に葬儀社の人や遺族に確認をしておきましょう。当日香典返しの場合は、香典袋の名前が連名の場合にはその人数分を渡すように注意してください。

葬儀が終わり、余った返礼品は1ヵ所にまとめて保管しておきます。

(※『当日香典返し』とは、香典返しの品物を会葬当日に渡すこと)

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弔問客への挨拶や言葉使い

受付は、遺族の一員として弔問客へ挨拶をおこないます。受付における弔問客への挨拶や言葉使いは、普段使い慣れていないこともあり、とっさに出てこない可能性も考えられます。また、間違った敬語や日本語を使って恥をかいてしまうこともあります。

受付で使う言葉は、あまり多くありません。そのため、当日言葉に詰まることなく、しっかりとした言葉使いができるように、事前に声に出して練習をしておくとよいでしょう。

ここでは、受付での正しい言葉使いや挨拶について紹介します。

受付時の挨拶・お礼

弔問客が受付にいらした時には、『本日はお忙しい中をお越し頂きまして、誠にありがとうございます』と挨拶します。

また、弔問客から『ご愁傷さまです』などといったお悔やみの言葉を頂いた場合には、『ご丁寧に恐れ入ります』とお礼を述べます。

親族がいらした場合には、『この度は誠にご愁傷さまでした』という言葉を述べます。

雨の日の場合

葬儀が雨の日の場合には、弔問客へは『本日はお足元の悪い中をお越し頂きまして、ありがとうございます』と挨拶します。

芳名帳へ記帳を依頼する時の言葉

芳名帳へ記入を依頼する時には、『恐れ入りますが、こちらにお名前とご住所をご記入ください』という言葉が一般的です。

とても短い言葉ですが、普段から敬語を使い慣れていない人はとっさに出てこないので、何度も口に出して慣れておきます。

また『書いてください』という言葉は、丁寧語であって敬語ではありませんので注意してください。

香典を受け取る時の言葉

香典を受け取る時は『お預かりします』という言葉とともに両手で香典を受け取り一礼します。この時『ありがとうございます』という言葉は、不謹慎なので使わないようにしましょう。

また『頂戴いたします』という言葉も、受付はあくまでも香典を預かる場所なので不適切です。

まとめ

事前に遺族や葬儀社に、必要な物や当日の流れ・式場のレイアウトなどを確認しておくことが大切です。また、受付で使う言葉は限られています。正しい敬語をスムーズに言えるように、しっかりと練習しておくようにしましょう。

受付は、遺族の一員という自覚をもち、言葉使い・立振る舞いには十分に気をつけ、丁寧におこなうように心がけてください。